Von: bis-discuss-bounces im Auftrag von Gunther Stammwitz

Gesendet: Sonntag, 12. Februar 2012 20:02

An: BIS-DISCUSS

Betreff: [BIS-discuss] INFO: Tipps zum richtigen Antworten und ANLEITUNG zum automatischen Verschieben der bis-discuss-Mails in einen Unterordner

Anlagen: Unbenannte Anlage 00022.txt

Wichtigkeit: Hoch

Liebe Mitstreiter,

uns haben einige Nachfragen zum gestiegenen Mailvolumen auf der BIS-Discuss-Liste erreicht und der Hinweis, dass manch einer nicht mehr mit dem Lesen der Emails hinterher kommt.

Um die Mails von der BIS-Discuss-Mailingliste von Ihren regulären Emails zu trennen, empfehle ich dringend, diese automatisch in einen Unterordner sortieren/verschieben zu lassen.

Der Vorteil: Reguläre Emails verbleiben dann im Posteingang und entgehen Ihrem Blick nicht mehr. Die Mails von der Mailingliste stehen Ihnen bequem in einem eigenen Unterordner zur Verfügung

Darüber hinaus finden Sie anbei ein paar Tipps, wie man „richtig“ auf Emails von der Liste antwortet.

Untenstehend finden Sie die ANLEITUNG.

Viele Grüße

Gunther Stammwitz

für die BIS

Hinweis: Wie man richtig auf Emails von der Mailingliste antwortet

Wir alle freuen uns über die zahlreichen guten Beiträge hier und genau so soll es weitergehen, schließlich stellt die Mailingliste ein wunderbares, schnelles und direktes Medium zum Gedanken- und Informationsaustausch.

Sie ist eine optimale Ergänzung zu unseren monatlichen BIS-Vollversammlungen, die man sich nicht mehr weg denken möchte, hier wurden schon wunderbaren Ideen und Projektgruppen generiert.

Niemand soll sich gehemmt fühlen auf diese Liste zu posten/schreiben!

· Antwort an den Autor oder die komplette Liste?
Es reicht schon wenn man beim Antworten auf einen Beitrag kurz darüber nachdenkt ob man den Autor oder die ganze Liste erreichen möchte?

·  „Bandwürmer“ vermeiden, alte Konversationen löschen
Weiterhin ist es wichtig beim Antworten auf eine E-Mail von der Liste wichtig, die Textzeilen der alten, vorherigen Antwortemails am Ende Ihrer Nachricht raus zu löschen.
Reduzieren Sie die E-Mail soweit, dass nur die letzte Email, auf die Sie mit Ihrer Antwort direkten Bezug nehmen, erhalten bleibt.
Der Vorteil ist, dass Sie Bandwürmer vermeiden und der Leser sich direkt auf Ihre Antwort konzentrieren kann, da die Mails schlank bleiben.
Dateianlagen/Attachements  oder große Bilder sollten Sie beim Antworten ebenfalls entfernen, da diese ja bereits auf der Liste verteilt wurden und Sie Ihre Email

Falsch: Bandwürmer aus zig alten Emails produzieren.

Richtig: alle Mails bis auf die, die ich beantworten möchte, rauslöschen.

Ich sage danke und machen Sie weiter so, schreiben Sie fleißig und halten Sie unsere Bewegung am Laufen!!!

Emails automatisch in Unterordner sortieren

Alle Emails von dieser Liste lassen sich sehr leicht in einen Unterordner einsortieren.

Sie erkennen die Emails daran, dass im AN- oder CC-Feld der Email die Listenadresse steht oder am Betreff, dem [BIS-discuss] vorangestellt wird.

Wie genau die automatische Sortierung eingestellt werden kann, hängt davon ab, ob Sie Emails auf einer Webseite oder mit einem Emailprogramm lesen.

Ich habe Beispiele für folgende Varianten beigefügt:

- Webmailer GMX

- Microsoft Outlook

Wenn Sie einen anderen Anbieter oder ein anderes Programm verwenden, so können Sie sich dennoch an  den Beispielen orientieren, denn das Prinzip bleibt das gleiche:
Wenn im Betreff einer Email die Zeichenfolge „[BIS-discuss]“ steht, dann soll sie verschoben werden.

Bei Fragen kommen Sie gerne auf mich zu.


Anleitung automatisches Sortieren im Webmailer GMX

1. Melden Sie sich bei GMX an

2. Gehen Sie im Menü links auf E-Mail und dann Filterregeln

3. Wählen Sie Ordner nach Betreff

4. Geben Sie auf der Erscheinenden Seite „Ordner nach Betreff“ unter Bedingungen ein, dass die Betreffzeile [BIS-discuss] enthalten muss und drücken Sie auf hinzufügen.
Unten auf der Seite unter „…in Ordner verschieben“ wählen Sie den gewünschten Ordner aus. Falls es noch keinen gibt legen Sie einen neuen Ordner an und drücken schließlich auf weiter.

5. Fertig.

Anleitung automatisches Sortieren im Programm Microsoft Outlook

1. Erstellen Sie zunächst einen neuen Ordner indem Sie mit der rechten Maustaste auf den Posteingang klicken und dann z.B. den Ordner namens BIS-Discuss anlegen.

2. Wenn Sie den neuen Ordner angelegt haben, dann müssen Sie nun eine Filterregel erstellen.
Rufen Sie die Seite für Filterregeln auf.

In Outlook 2003 wählen Sie im Menü oben Extras und dann Regeln und Benachrichtigungen.


In Outlook 2010 geht dies über Datei, Informationen, Regeln und Benachrichtigungen verwalten.

3. Im erscheinenden Fenster „Regeln und Benachrichtigungen“ wählen Sie den Knopf „neue Regel“.

4. Es erscheint der Regelassistent.
Wählen Sie „Nachrichten mit bestimmten Wörtern im Betreff in einen Ordner verschieben“.

5. Im unteren Bereich des Fensters ist „bestimmen Wörtern“ blau hinterlegt. Wenn Sie darauf drücken, erscheint ein neues Fenster.
Geben Sie in diesem Fenster als im Betreff zu suchende Wörter [BIS-discuss] ein, drücken Sie auf hinzufügen und dann auf ok.

Sie gelangen wieder in den Regelassistenten wie unter 4 angezeigt.

6. Im Regelassistenten müssen Sie jetzt noch im unteren Bereich den richtigen Zielordner auswählen.
Der Text Zielordner ist wieder blau hinterlegt und wenn man darauf drückt, kann man den richtigen Zielordner wählen.

7. Klicken Sie auf „Fertig stellen“ um den Regelassistenten zu beenden.

8. Fertig. Die Regel ist ab sofort aktiv.

Hinweis: In beiden Fällen hätten Sie anstelle von Wörtern im Betreff auch nach dem Empfänger der Email filtern können.

1und1 hat eine ähnliche Anleitung veröffentlicht, an der Sie sich orientieren können.